Le département du Gers compte de nombreuses manifestations festives accueillant du public, qui nécessitent une infrastructure complexe pour leur organisation : Ferias de Vic, Festival des bandas, festival de Country, Jazz in Marciac, etc..
Des particuliers, des associations ou des collectivités locales, peuvent également organiser des manifestations, beaucoup plus modestes, mais qui peuvent être soumises à une réglementation particulière ou à des obligations qui ne sont pas toujours bien connues de organisateurs.
Un guide a été conçu. Il a pour objectif d'aider les organisateurs d'une manifestation dans le cadre de leurs relations avec la mairie et la préfecture, au titre des déclarations ou autorisations nécessaires pour respecter la réglementation en vigueur.
Il ne saurait être exhaustif, mais donne les principales règles à respecter. Pour toute question particulière, il convient de contacter, le plus tôt possible, sa mairie, la sous-préfecture ou la préfecture.
> Mémento relatif à l'organisation de manifestations et de grands rassemblements - format : PDF
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Organisation et déclaration
Une réglementation particulière peut s'appliquer pour certains aspects d'une manifestation. Un dossier doit alors être constitué en parallèle.
Par ailleurs, et dans tous les cas les mesures de vigilance en matière de sécurité doivent être mises en oeuvre
La réglementation ne prévoit pas explicitement d'autorisation pour les lâchers de ballons. Toutefois, le code de l'aviation civile prévoit « qu’un ballon libre non habité sera exploité de manière qu’il présente le moins de danger possible pour les personnes, les biens ou d’autres aéronefs » (arrêté du 3 mars 2006 modifié).
Certaines mesures de sécurité doivent être respectées :
La déclaration doit en être faite auprès de la préfecture du Gers qui informera les services de l’aviation civile :
Délai de déclaration : 15 jours au moins avant la date du lâcher
Préfecture du Gers
Service des Sécurités
3 place du Préfet Erignac 32007 AUCH cedex
Tél : 05.62.61.43.04
Les articles de la loi du 21 mai 1836, codifiés aux articles L322-1 à 6 du code de la sécurité intérieure, posent le principe de l'interdiction :"Les loteries de toutes espèces sont prohibées ".
Toutefois cette interdiction et les sanctions qui en découlent ne sont pas applicables :
Le préfet peut donc autoriser par dérogation l'organisation d'une loterie dans les conditions suivantes :
Après avis de la DDFiP du Gers (seulement si le capital d'émission est supérieur à 30 000€), l'arrêté d'autorisation fixe les prescriptions à respecter :
Les billets devront mentionner les informations suivantes :
Les billets invendus seront retournés au siège social.
Tout billet invendu dont le numéro sortira au tirage sera immédiatement annulé et il sera procédé à des tirages successifs jusqu’à ce que le sort ait favorisé le porteur d’un billet vendu.
Les fonds recueillis seront versés au compte bancaire de l’association et retirés dans le délai de trois mois après la date du tirage.
Le tirage aura lieu en 1 seule fois.
Dans les 2 mois qui suivront le tirage, les organisateurs doivent adresser à la Préfecture la liste des lots et les numéros gagnants ainsi que le procès-verbal du tirage et le compte rendu financier de l’opération.
Il devra être justifié que les bénéfices ont bien reçu l’affectation indiquée et que le maximum fixé pour les frais d’organisation n’a pas été dépassé.
La demande doit être adressée à la préfecture, au moins 1 mois avant la date du tirage, et comprend :
Date de dépôt de la demande : 1 mois au moins avant la date du tirage
Préfecture du Gers
Bureau des élections, de la réglementation et des affaires juridiques
3 place du Préfet Erignac 32007 AUCH cedex
pref-reglementation@gers.gouv.fr
Tél : 05.62.61.43.78.
L'interdiction des loteries (article 1er de la loi du 21 mai 1836) ne s'applique pas aux lotos traditionnels (également appelés poules au gibier, rifles ou quines), lorsqu’ils sont organisés :
Les lots ne peuvent, en aucun cas, consister en sommes d’argent, ni être remboursés. Ils peuvent néanmoins donner lieu à remise de bons d’achat non remboursables. Il n'y a pas de valeur marchande maximale réglementaire pour les lots proposés au public.
Ils peuvent être organisés sans limite de date ou de lieu, sous la responsabilité civile et pénale des organisateurs. Toutefois, afin d'éviter des abus et que les lotos soient assimilés à des activités commerciales, il est conseillé à chaque organisateur, généralement une association dont le but lucratif est exclu, de n'organiser qu'un nombre limité de lotos par an, soit deux à trois.
Les recettes encaissées par l’association à l’occasion d’un loto sont exonérées d’impôts et de taxes si l’association n’a pas organisé dans la même année civile plus de 5 événements ayant dégagé des recettes exceptionnelles (spectacles, conférences, expositions, kermesses et autres fêtes, etc. (cf. art. 261-7-1 du code général des impôts).
Direction Départementale des Finances Publiques
2 place Jean David
BP 80302
32 007 AUCH Cedex
Sont considérées comme des ventes au déballage, tels que les vide-greniers, toute vente répondant à la définition de l'article L310-2 du code de commerce, à savoir les ventes de marchandises, neuves ou d'occasion, effectuées :
Quelle que soit la surface, toute vente au déballage doit donc faire l'objet d'une déclaration préalable auprès du maire de la commune dans laquelle la vente est prévue.
Modalités de la déclaration :
Ces délais ne sont pas applicables aux ventes au déballage de fruits et légumes frais effectuées en période de crise conjoncturelle, qui peuvent être réalisées sans délai par décision interministérielle (commerce/agriculture) en application de l'article R310-8-II.
A noter que les particuliers, non inscrits au registre du commerce et des sociétés, peuvent participer aux ventes au déballage, exclusivement d'objets personnels et usagés, au maximum 2 fois par an.
Il appartient à l'organisateur de tenir le registre d'identification des vendeurs, dans lequel chacun d'eux atteste sa non participation à 2 ventes dans l'année civile.
Ce registre, paraphé par le maire, est tenu à la disposition des services de police et gendarmerie, des douanes et fiscaux pendant toute la durée de la manifestation, puis il est adressé dans les 8 jours suivant la vente, à la préfecture quel que soit l'arrondissement du lieu de la vente.
A défaut de tenir ce registre et/ou en cas de fausses déclarations, organisateurs et vendeurs encourent les sanctions (emprisonnement et amende jusqu'à 30 000€) prévues au code pénal (art.321-7 et 8).
Délai de déclaration : 15 jours au moins avant la date
Délai de demande d'occupation du domaine public : 15 jours au moins avant la date
(ou plus selon les délais d'instruction par la mairie)
Quelle que soit leur catégorie, temporaire ou permanent, les débits de boissons sont soumis à des horaires de fermeture fixés par l'arrêté préfectoral du 21 juillet 2010 qui prévoit une fermeture à 1 h du matin, avec possibilités de dérogations.
1 – Ouverture d'un débit de boissons temporaire.
Toute personne ou toute association peut solliciter une demande d'ouverture d'un débit de boissons temporaire à l'occasion d'une foire, d'une vente ou d'une fête publique.
La vente ne peut concerner que des boissons des deux premiers groupes, à savoir :
Ces autorisations peuvent être accordées pour la durée de la manifestation. Elles sont toutefois limitées à cinq par an pour chaque association dans le cadre des manifestations qu'elles organisent.
IMPORTANT : Ces autorisations ne peuvent être délivrées que sous réserve du respect des périmètres de protection de certains établissements (édifice consacré à un culte, cimetière, hôpital, maison de retraite, établissement scolaire, stade, piscine, terrains de sports, bâtiments affectés au fonctionnement des entreprises de transport. (cf. L3335-1 du code de la santé publique et arrêté préfectoral du 20/02/2009), à savoir, dans le Gers :
Pour les édifices cultuels, la distance minimale est de 20 mètres dans toutes les communes du département (Arrêté préfectoral du 20/02/2009).
Certaines ventes de boissons alcooliques SONT INTERDITES :
(*) manifestations consacrées au patrimoine et produits traditionnels, intervenues au moins une fois tous les 2 ans, durant au moins 10 ans, et pour la dernière fois il y a moins de 5 ans (décret n°2011-613 du 30 mai 2011)
(**) dossier à constituer et adresser au préfet du lieu de la manifestation au plus tard 90 jours francs avant la tenue de la fête ou foire.
EXCEPTIONS :
Dans certains cas prévus à l'article L.3335-4 du code de la santé publique, des autorisations de débits de boissons temporaires (2ème et 3ème groupes) peuvent être accordées :
Cas particuliers des producteurs-récoltants vendant les boissons issues de leur récolte sur les foires et marchés :
Ils ne sont soumis à aucune déclaration dès lors qu'ils ne vendent que des produits de leur récolte ; en revanche, si un viticulteur, qui vend du vin de sa récolte, veut également en vendre de la récolte de son voisin, il doit détenir une licence (de vente à emporter) pour ce dernier produit.
2 - Organisation de repas à l'occasion des fêtes locales
La notion de « restaurant temporaire » n'est pas prévue par le code de la santé publique.
Une association ou un traiteur peut donc délivrer des repas à l'occasion desquels sont servies des boissons alcooliques, sans détenir une licence, ni être obligé de déclarer préalablement en mairie ou d'obtenir une autorisation (sauf pour l'occupation du domaine public si tel est le cas).
Toutefois, les boissons servies, de toutes les catégories, ne peuvent l'être qu'aux heures des repas et comme accessoire de la nourriture.
Si, en revanche, le restaurateur compte proposer des boissons alcooliques en dehors des repas et autrement que comme accessoire de la nourriture, une autorisation municipale temporaire est nécessaire et seules des boissons des 2 premiers groupes peuvent être vendues.
3 – Débits permanents
Les débits de boissons permanents, titulaires d'une licence, doivent être exploités sur le lieu d'exercice habituel.
Un déplacement de licence (translation) doit être considéré comme définitif.
Une licence ne peut donc pas être déplacée temporairement pour la durée d'une manifestation ; ainsi, si un établissement pourvu d'une licence veut exploiter une buvette sur le lieu de la manifestation, il doit obtenir du maire une autorisation d'ouverture d'un débit de boissons temporaire (comme une association qui n'a pas de licence) et sera soumis aux mêmes règles que les autres débits temporaires (respect des périmètres protégés, service de boissons des groupes 1 et 2 uniquement).
4 – Soirées privées
2 cas de figure sont à distinguer :
La demande d'autorisation préalable à l'ouverture d'un débit temporaire doit être faite auprès de la mairie.
Délai du dépôt de la demande : selon la mairie (2 à 3 semaines minimum)
Télécharger l'arrêté préfectoral du 21 juillet 2010
Un particulier ou une association peut organiser le tir d'un feu d'artifice sur le domaine privé ou le domaine public.
1 - Sur le domaine privé si le feu d'artifice ne comporte pas des fusées de classe 4 et réunit un poids total de matière explosive de moins de 35 kg :
Dans tous les cas, le tir et le stockage des explosifs sont de la responsabilité de l'organisateur qui, en outre, doit vérifier l'absence d'arrêté d'interdiction pour cause de sécheresse .
Si le feu d'artifice ne comporte que des artifices des catégories 1, 2 ou 3, le recours à un artificier titulaire du certificat de qualification au tir d'artifices de catégorie 4 n'est pas obligatoire, mais conseillé.
Le tir des artifices de catégorie 4 ne peut être effectué que par un artificier titulaire du certificat de qualification au tir d'artifices de catégorie 4,
ou sous le contrôle direct d'une personne ayant ce certificat.
Il est conseillé d'avertir les pompiers et la gendarmerie de l'organisation d'un feu d'artifice.
2 - Sur le domaine privé si le feu d'artifice comporte des fusées de catégorie 4 ou réunit un poids total de matière explosive de plus de 35 kg :
La déclaration (au moyen du formulaire cerfa n° 14098*01) doit être faite à la mairie et à la préfecture, au moins 1 mois à l'avance. Elle doit comporter :
· les date, heure et lieu du spectacle,
· un plan, avec échelle, indiquant l'emplacement réservé à la (ou les) zone(s) de tir, du public, matérialisant les moyens de protection (barrières) et les distances de sécurité observées conformément à la liste des artifices utilisés remise par l'artificier,
. l'attestation d'assurance en cours de validité de l'organisateur,
· l'attestation d'assurance en cours de validité de l'artificier,
· le certificat de qualification au tir d'artifices de catégorie 4 de l'artificier,
· la liste, remise par l'artificier, des produits utilisés précisant leur numéro d'agrément, leur catégorie, leur calibre, les distances de sécurité préconisées par le fabricant, et le poids total de matière explosive employée.
Il est conseillé d'avertir les pompiers et la gendarmerie de l'organisation d'un feu d'artifice.
3 - Sur le domaine public.
Les mêmes dispositions que pour un tir sur un domaine privé s'appliquent et font l'objet d'une déclaration avec le formulaire Cerfa n° 14098*01.
Cependant :
Délai de déclaration : 1 mois au moins avant la date du tir
4- Liste artificiers
A l'issue du spectacle pyrotechnique, conformément à l'article 22 de l'arrêté ministériel du 31 mai 2010, l'organisateur devra transmettre à la préfecture du lieu du tir la liste, dûment renseignée, des artificiers ayant participé au tir par l'intermédiaire du fichier (téléchargeable), nommé "justificatif tirs artificiers".
Une copie de ce document pourra être utilement donnée aux artificiers dès l'issue du tir. Ce document sera indispensable aux artificiers pour la constitution de leur dossier de demande de délivrance et/ou de renouvellement de leur certificat de qualification au tir des artifices de divertissement.
> Vigilance indispensable avant, pendant et après un spectacle pyrotechnique - format : PDF
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Préfecture du Gers
Service des sécurités
pref-defense-protection-civile@gers.gouv.fr
Tél: 05.62.61.43.34
Toute organisation d'un ball-trap temporaire doit faire l'objet d'une déclaration, 15 jours au moins avant la date de la manifestation, à la préfecture ou à la sous-préfecture, selon le lieu où elle se déroule. Elle doit comporter :
Délai de la déclaration : 15 jours au moins avant le ball-trap
Téléchargez les règles de sécurité à afficher sur le lieu du ball-trap
Préfecture du Gers
Bureau des élections, de la réglementation et des affaires juridiques
3 place du Préfet Erignac 32007 AUCH cedex
pref-reglementation@gers.gouv.fr
Tél : 05.62.61.43.78.
Sous-préfecture de Mirande
Avenue Laplagne 32300 MIRANDE
Tél : 05.62.66.50.05.
Sous-préfecture de Condom
Place Lannelongue 32100 CONDOM
Tél : 05.62.28.15.49.
La circulation des petits trains touristiques sur la voie publique est soumise à l'autorisation préfectorale.
Les trains touristiques sont mis en place par des entreprises inscrites au registre des transporteurs de personnes et qui sont titulaires de la licence de transport.
Délai de la demande : 2 mois au moins avant la mise en place
Préfecture du Gers
Bureau de la circulation
3 place du Préfet Erignac 32007 AUCH cedex
pref-epreuves-sportives@gers.gouv.fr
Tél : 05.62.61.43.88.
La plupart des manifestations sont généralement accompagnées de la vente de denrées alimentaires préparées. Les conditions d'hygiène et de sécurité qui régissent ces opérations et l'hygiène des aliments sont encadrées par l'arrêté du 9 mai 1995. Elles ont pour but d'éviter les contaminations des aliments et d'empêcher la multiplication des microbes.
1 – La restauration effectuée par un professionnel.
Pour l'organisation d'une manifestation, il est possible de faire appel à un professionnel pour effectuer une prestation de :
A - restauration sur place : Lorsqu’elle est effectuée par un professionnel déclaré (restaurateur, traiteur …, vérifiable par un document officiel de type certificat K-bis par exemple), la présence de ce dernier n’appelle pas d’observation sur un marché, dans un vide grenier ou lors d’une manifestation commerciale ponctuelle.
B – restauration à emporter : Même si les denrées sont préparées sur place, il ne s’agit pas d’une prestation de restauration mais bien d’une vente de produits alimentaires. Il en résulte que cette activité doit respecter les dispositions applicables aux ventes au déballage (déclaration préalable).
Quel que soit le type d’activité (à emporter ou sur place), dans le cadre des obligations relatives à l’hygiène des aliments, le restaurateur ou le traiteur doit être déclaré auprès de la Direction Départementale de la Cohésion Sociale et de la Protection des Populations du département siège de l’entreprise (cerfa modèle 13984).
Activité | Obligations | Points de vigilance particuliers |
Restauration sur place ou à emporter | Pour les professionnels : obligation d’être déclarés. L'organisateur devra s'assurer que :
|
Vérification par un document officiel (exemple: extrait K-bis) |
2 – La restauration effectuée par des bénévoles dans le cadre d'une association.
Cette activité doit se distinguer des prestations habituellement rendues par les professionnels déclarés, notamment au regard des prix pratiqués, de la publicité effectuée et de la fréquence des manifestations (maximum de six manifestations par an).
La vente de produits ou de services, y compris celle de repas, doit être expressément prévue dans les statuts de l'association (art. L442-7 du code du commerce).
Si elles se font sur le domaine public (salle polyvalente, par exemple), l'autorisation du maire doit être obtenue (art. L442-8 du code du commerce).
La responsabilité de l'organisateur peut-être engagée en cas de problème.
3 – Les règles de sécurité alimentaire applicables au secteur de la restauration.
Une attention particulière sera accordée à la préparation non-habituelle de denrées alimentaires par une association. Des précautions devront être prises car cette activité (repas associatifs, vente à emporter ;…) peut concerner de nombreux participants ou acheteurs et les quantités de nourriture à préparer sont importantes. Ces volumes entraînent des durées de montée en température et de refroidissement des denrées très longues si le matériel utilisé n'est pas adapté. Les denrées peuvent alors passer un temps suffisant aux températures critiques pour entraîner un développement microbien susceptible d'entraîner une intoxication alimentaire. La prise en compte des bonnes pratiques d’hygiène reste donc essentielle dans ce cas.
Des bonnes pratiques d’hygiène pour tous les opérateurs (professionnels ou bénévoles) | Points de vigilance particuliers | |
Restauration sur place ou à emporter | - l’hygiène des mains avant et pendant la préparation des denrées, - le port d’une tenue propre et adaptée lors de la réalisation des préparations, - le nettoyage et l’entretien régulier des surfaces de travail, des matériels et des ustensiles, - le respect des règles de conservation des denrées (chaîne du froid, liaison chaude, des dates limites de consommation,…), - la protection des denrées contre les contaminations extérieures (poussières, les insectes et autres animaux, consommateurs, …), - surfaces de travail nettoyables et pouvant être désinfectées, - installations en bon état d’entretien d’une capacité, d’un éclairage et d’une ventilation adaptée à l’activité, - équipements permettant de garantir le respect des règles de conservation des denrées et disposant de moyens de surveillance des températures. |
Approvisionnement en fluides : eau potable et électricité en quantité suffisante (nombre de points d’eau, nombre de bornes électriques de puissance suffisante) Élimination des déchets et des eaux usées, Sanitaires et lave-mains correctement équipés et entretenus, |
Quelques prescriptions générales d'hygiène non spécifiques recommandées pour éviter la multiplication des agents pathogènes et les toxi infections alimentaires pour les préparations de repas occasionnels
1°) Prescriptions générales :
Il est très vivement recommandé de :
2°) Les précautions à prendre lors de la fabrication :
Il est très vivement recommandé de :
3°) Les précautions à prendre pour la conservation des produits :
Il est très vivement recommandé de :
4°) Les précautions à prendre pour le transport des produits :
Il est très vivement recommandé de :
5°) Les précautions à prendre pour le stockage des produits :
Il est très vivement recommandé de :
6°) Les précautions à prendre lors de la consommation des produits :
Il est très vivement recommandé de :
Informations particulières sur les Toxi-Infections Alimentaires Collectives:
Une toxi-infection alimentaire collective se définit par l'apparition d'au moins 2 cas similaires d'une symptomatologie, en général gastro-intestinale, dont on peut rapporter la cause à une même origine alimentaire. En cas de suspicion de toxi-infection alimentaire, seul un médecin peut en juger et il doit donc être le premier contacté par les malades. Si une présomption de TIAC est forte (par appréciation du médecin), l’ARSAgence Régionale de Santé (Agence Régionale de Santé , ex DRASS) sera contactée pour confirmation car cette déclaration est obligatoire.
Une procédure d'action entre l'ARSAgence Régionale de Santé et la Direction Départementale de la Cohésion Sociale et de la Protection des Populations est mise en place ensuite pour réaliser une enquête épidémiologique pour déterminer la cause de l'intoxication. La conservation des plats témoins est un élément clé dans la détermination de la cause (analyses bactériologiques des plats)
La souscription d'une assurance couvrant les risques de toxi-infection alimentaire collective peut être indispensable.
7°) Les précautions à prendre pour la Gestion des déchets :
Il est très vivement recommandé de :
Direction départementale de la cohésion sociale et de la protection des populations
Cité administrative
Place de l'ancien foirail
32020 AUCH Cedex 9
Contact par messagerie électronique
Tél : 05.62.58.12.00.